118 Planning 2

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Planning 2

In der Planning 1 Folge haben wir bereits angedeutet, dass der aktuelle Scrum Guide nicht mehr zwischen Planning 1 und 2 unterscheidet und wir es, allein schon für die Aufteilung der Folgen, trotzdem für sinnvoll halten. Dies ist also die Anschlussfolge zum Planning 1 und beschreibt das Planning-Event zum Start eines neuen Sprints näher.

Diese Folge auf YouTube: https://youtu.be/morcvkIbrbY

Planning 1 und 2

Wie erwähnt unterscheidet der aktuelle Scrum Guide nicht mehr zwischen Planning 1 und 2. Wir halten diese Unterscheidung trotzdem oft für sinnvoll. Allein um zu jedem Event klar abgegrenze Teilnehmerkreise, Eingangs- und Ausgangskriterien zu haben. Gleichsam ist der Zweck der jeweiligen Events so besser bekannt. Beispielsweise würde im klassischen Projektmanagement im Planning 1 das Lastenheft und im Planning 2 das Pflichtenheft entstehen.

In diesen Plannings werden auch ganz andere Hirnstrukturen angesprochen.

Vereinfacht gesprochen ist das Planning 1 etwas gröber, als das Planning 2, welches sich mehr auf einzelne Aufgaben (Tasks) konzentriert.

In den meisten Fällen halten wir die Trennung also weiterhin für sinnvoll. Wie dies jedes Team löst bleibt ihm überlassen.

Warum brauchen wir das Planning 2?

Die Stories aus dem Planning 1 werden nun verfeinert. Es wird also mehr auf das WIE eingegangen und was genau müssen wir tun um diese Anforderung umzusetzen. Es geht also runter auf die technische Ebene mit konkreten Lösungsideen.

Daraus entstehen Tasks, Aufgaben und Teilschritte. Diese Worte bitte mit äußerster Vorsicht benutzen, denn diese Teilaufgaben dürfen trotzdem parallelisierbar abgearbeitet und auch unabhängig sein. Natürlich kommt es manchmal vor, dass diese Teilschritte aufeinander aufbauen und unser Ziel ist gleichzeitig ein anderes.

Das Ergebnis ist dann ein verfeinertes Sprint Backlog. Bzw. bei Henry Schneider ist dann die ToDo Spalte mit Tasks gefüllt.

Wir wissen danach also, was im Detail alles in diesem Sprint passieren wird. Da diese Teilschritte maximal nur einen Tag groß sind, können wir dann jederzeit die Veränderung auf unserem Board feststellen und sehen auch jeden Tag Bewegung ohne das Team dazu fragen zu müssen.

Dabei wiederholen wir nicht einfach nur die Akzeptanzkriterien und übersetzen diese 1:1 in Tasks. Wenn das bei Dir der Fall sein sollte, überdenke bitte, ob euch das Planning 2 einen Nutzen bringt. Es ist aber völlig okay, falls bestimmte Rollen oder Aufgaben aus den Akzeptanzkriterien oder Definition of Done hier auftauchen, wenn erforderlich.

Wer ist dabei?

Es gibt einen Dialog zwischen den Entwicklern im Team zu den Aufgaben. Alle Entwicklerinnen sind also anwesend. Zudem sind die Scrum Masterin und die Product Ownerin auf Abruf erreichbar. Also keine Tätigkeiten beginnen, die nicht spontan abgebrochen werden können. Die Product Ownerin könnte beispielsweise das Backlog in der Zwischenzeit aufräumen und die Scrum Masterin Menschen lesen üben. Weiter braucht es Niemanden. Sollte etwas im Team vorkommen, beispielsweise Konflikte (Scrum Masterin) oder sich zeigen, dass Stories doch deutlich größer werden als geschätzt (Product Ownerin), dann werden andere Rollen hinzugezogen.

Planning Werkstatt

Henry Schneider nennt es „Planning Werkstatt“, wenn in kleineren Subteams parallel Tasks zu Stories geschrieben werden. Diese werden dann rundenweise bearbeitet, im Plenum vorgestellt und eventuell mit den Rückmeldungen noch einmal nachgeschärft. Die rückmeldende Person muss dann zur Nachschärfung in das jeweilige Subteam. Dies macht es möglich Tasks parallel zu erzeugen und spart somit Zeit. Von Janina Kappelhoff kommt zusätzlich der Tipp, sich vorher schon Tasks zu überlegen und dem Team daher den Raum dafür zu geben.

Vorbereitung

Vorbereitung ist natüürlich, wie bei vielen Events ein super Vorteil. Beispielsweise könnte sich jedes Teammitglied zwischen Planning 1 und 2 je eine User Story nehmen und schon einmal ein paar Tasks als Diskussionsgrundlage vorbereiten.

Wichtig ist auch, dass ein Gleichgewicht und guter Austausch im Team herrschen. Hier ein Hinweis in Richtung Psychologische Sicherheit. Es geht darum, dass alle einen Beitrag zu den Tasks leisten können und nicht nur die Seniors.

Größer als gedacht

Jetzt kann es natürlich vorkommen, dass wir bei der Erstellung der Tasks, also dem WIE, feststellen, dass die Story doch größer ist als gedacht. Was nun?

Deshalb darf unsere Product Ownerin auf Abruf bereitstehen. 😉 Wir dürfen in aller Kürze klären, ob wir den Sprintumfang anpassen, vielleicht die Story anders schneiden, etwas anderes aus dem Sprint nehmen oder es sich vielleicht sogar mittelt.

Manchmal findet das Team an der Stelle auch heraus, dass erst einmal andere Grundlagen geschaffen werden müssen. Daher ist das Commitment erst nach dem Planning 2 vollständig.

Diese Fälle sind eher die Ausnahme als die Regel.

Daily

Das Planning 2 endet übrigens immer in einem Daily. Also danach kommen alle (!) zusammen und die nächsten Tätigkeiten werden besprochen.

So kommen alle noch einmal auf einen gemeinsamen Stand und wissen wo begonnen wird.

Für das Commitment, dass man nun gemeinsam den Sprint startet dies gerade dieses Daily im Anschluss sehr wichtig.

Mach es nur, wenn es passt

Es gibt auch Teams, die kein Planning 2 durchführen. Das ist völlig okay. Henry würde das auch nicht als erstes einführen, sondern erst später. Viel wichtiger ist zu Beginn User Stories schreiben zu lernen und erst später die Details dazu zu machen. Auch ist das Planning nicht für jedes Team geeignet. Beispielsweise wenn nur die Akzeptanzkriterien in Tasks überführt werden, dann können wir uns das Event auch klemmen. Hier kannst Du auch noch einmal in die „Wie anfangen?“ Folge schauen.

Get shit done,

Janina & Henry

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Janinas Ultimativer OKR Guide

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In der Podcastfolge erwähnte Folgen zur Vertiefung:

• Planning 1
• Scrum Guide
• Team
• Stories
• Backlog
• Sprint
• Definition of Done
• Daily
• Commitment

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