Der M365 Copilot und Datenschutz - Friedhelm Peplowski im Datenschutz Talk

Der Datenschutz Talk

In der heutigen Episode des Datenschutz-Talks, die vor gespanntem Live-Publikum aufgenommen wurde, steht der Microsoft Co-Pilot für M365 im Fokus. Moderator Heiko Gossen hat dazu erneut Friedhelm Peplowski eingeladen, der als Modern Work Global Black Belt bei Microsoft arbeitet und über umfangreiche Erfahrungen im Bereich Datenschutz verfügt. In dieser besonderen Episode diskutieren die beiden Experten die datenschutzrechtlichen Herausforderungen und Chancen, die mit der Implementierung des Co-Piloten einhergehen. Das Video zur Folge findet ihr hier.

Im ersten Teil diskutieren Heiko und Friedhelm die grundlegenden Funktionen des Microsoft 365 Co-Piloten, der als KI-gestützte Lösung konzipiert ist, um Mitarbeitern zu helfen, ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Dabei wird aufgezeigt, wie der Co-Pilot auf Daten zugreifen kann und welche spezifischen Informationen benötigt werden, um effektive Ergebnisse zu liefern. Sie gehen auch darauf ein, wie Unternehmen die Zugriffsmöglichkeiten auf ihre Daten regulieren können, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Informationen verarbeitet werden.

Ein zentrales Thema der Episode ist die Sensibilität im Umgang mit personenbezogenen Daten. Friedhelm hebt hervor, dass Microsoft verschiedene Schutzmaßnahmen implementiert hat, um sicherzustellen, dass Daten innerhalb der Grenzen des Unternehmens (Tenant-Boundary) behandelt werden. Sie diskutieren, wie Co-Pilot mit externen Datenquellen umgehen kann und welche Maßnahmen erforderlich sind, um die Vertraulichkeit und Integrität der verarbeiteten Informationen zu gewährleisten.

Das Gespräch wendet sich dann den datenschutzrechtlichen Aspekten bei der Nutzung von KI-Technologien zu. Friedhelm erläutert, dass beim Einsatz des Co-Piloten eine sorgfältige Abwägung der datenschutzrechtlichen Implikationen vorgenommen werden sollte. Die beiden Experten unterstreichen die Bedeutung eines effektiven Rechtemanagements, um sicherzustellen, dass keine unbefugten Zugriffe auf sensible Daten erfolgen.

In einer detaillierten Erörterung beantwortet Friedhelm auch Fragen rund um das Thema Datenlöschung und -speicherung im Kontext von Microsoft 365 Co-Pilot. Darüber hinaus wird das Thema der Klassifizierung von Daten behandelt, wobei betont wird, dass ein durchdachtes Klassifizierungssystem die datenschutzrechtlichen Anforderungen unterstützen kann.

Im Laufe der Diskussion gehen die beiden Experten schließlich auch auf spezifische Fragen des Live-Publikums ein, in denen es unter anderem um die rechtlichen Anforderungen und die Versetzung von Datenschutzinformationen geht.

Zusammenfassend bietet diese Episode tiefgehende Einblicke in die datenschutzrechtlichen Aspekte des Einsatzes von Microsoft Co-Pilot für M365 und bietet sowohl für Datenschutzbeauftragte als auch für technische Entscheidungsträger wertvolle Informationen zur verantwortungsvollen Nutzung von KI in ihrem Unternehmen.

Es geht insbesondere um diese Themen:

• Wichtige Funktionen von Copilot
• Zugriffsmöglichkeiten auf Daten
• Historisierung der Prompts und Ausgaben
• Speicherorte der Benutzereingaben und Löschfristen
• Rechtemanagement
• Klassifizierung
• Der Index
• Mitarbeiterüberwachung, Schutzmechanismen und Klassifizierung
• DSGVO Art 15: Auskunft mit Copilot?
• Das DPA – was ändert sich?
• DSFA – ja oder nein?
• Duplikate mit Copilot finden
• Bing Chat Enterprise
• Kennzeichnungspflicht bei Nutzung von Copilot
• AI Act / KI Verordnung

Weitergehende Infos kann man in den allgemeinen Microsoft FAQs zum M365 Copilot nachlesen.

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Kapitler

1. M365 Copilot - Alles, was datenschutzrechtlich wichtig ist (00:00:00)

2. Begrüßung Friedhelm Peplowski (00:00:21)

3. Welche CoPilots gibt es? (00:02:07)

4. Wichtige Features beim M365 Copilot (00:02:54)

5. Zugriff auf eigene Daten durch CoPilot (00:05:37)

6. Nutzung von Nutzerdaten zu Trainingszwecken (00:07:35)

7. Speicherort des Index im Tenant Boundary (00:08:22)

8. Anbindung von eigenen Daten über Extension oder Plugin (00:09:48)

9. Indexierung (00:10:55)

10. Speicherung der Prompts und der Outputs (00:12:37)

11. Aktualisierung des Index (00:15:10)

12. Rechtemanagement (00:16:42)

13. Klassifizierung als Kontrollmöglichkeit (00:20:20)

14. Rechte-Entzug wirkt sich sofort aus (00:22:01)

15. Schutzmechanismen gegen Mitarbeiter-Auswertungen (00:24:23)

16. Herausforderung bei Klassifizierungskonzepten (00:28:55)

17. Auskünfte nach Art. 15 DSGVO mit Copilot (00:30:31)

18. DPA und Copilot (00:31:49)

19. DSFA für den Einsatz von CoPilot (00:34:47)

20. Datensparsamkeit durch CoPilot (00:37:07)

21. Ex Bing Chat Enterprise (00:38:27)

22. Organisatorische Rahmenbedingungen (00:40:46)

23. Kennzeichnungspflicht (00:42:01)

24. AI Act/ KI-Verordnung (00:44:20)